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Dein Leitfaden für virtuelle Zoom Events (Teil 1 von 3)

Themen
  • Virtuelle Veranstaltung? Warum eigentlich?
  • Die Planungsphase
  • Zoom Meetings oder Zoom Video Webinare?



Warum solltest du überhaupt eine virtuelle Veranstaltung durchführen?

Ganz gleich, ob du von Reise- und Veranstaltungsortbeschränkungen betroffen bist oder deine Veranstaltung einfach nur einem größeren Publikum zugänglich machen und dabei Zeit und Geld sparen möchtest - es gibt eine Reihe von Gründen, deine Veranstaltung online durchzuführen.

Wenn deine Referenten und Teilnehmer von überall aus teilnehmen können, ergeben sich fantastische Möglichkeiten für Networking, Wissensaustausch, Lehren und Lernen sowie für eine Verbindung auf einer persönlicheren Ebene.

Auch wenn du noch nicht bereit bist, zu 100 % online zu gehen, kannst du mit einer hybriden Veranstaltung eine virtuelle Komponente hinzufügen, um deine Reichweite zu vergrößern. So können sowohl Gäste vor Ort als auch online an deiner Veranstaltung teilhaben.



Für die Planung einer virtuellen Veranstaltung musst du die richtigen Fragen stellen!

Wenn du die richtigen Fragen stellst, erarbeitest du dir eine solide Grundlage für die Planung und Entscheidungsfindung, von der Auswahl der richtigen Redner bis hin zu der Frage, wie und wo du die Veranstaltung bewerben solltest. Folgend findest du eine eine Liste von Fragen, die dir den Einstieg erleichtern.


Wie sieht meine Zielgruppe aus?

Wenn du deine Zielgruppe kennst, erleichtert es dir die Gestaltung des gesamten Veranstaltungserlebnisses, von der Agenda und dem Zeitplan bis hin zu den Inhalten.


Warum sollte mein Publikum teilnehmen?

Überlege genau, welchen Wert du einem Publikum in Bezug auf Inhalte, Networking und weitere Möglichkeiten bieten kannst.


Welche Erfahrung möchte ich meinem Publikum bieten?

Immersiv, interaktiv, kollaborativ – denk darüber nach, wie du die Teilnehmer mit dem Inhalt, den Referenten und anderen Veranstaltungsbesuchern in Kontakt bringen möchtest.


Welche Ziele möchte ich mit der Veranstaltung erreichen?

Ganz gleich, ob du bestehende Kunden weiterbilden oder potenzielle Leads finden möchtest - steck dir klare Ziele und entwickle eine Strategie, um diese zu erreichen.


Wie viel Zeit brauche ich für die Planung meines virtuellen Events?

Wenn du zum ersten Mal eine virtuelle Veranstaltung planst, empfehlen wir für die meisten Veranstaltungen mindestens vier bis sechs Wochen. Für eine große, mehrtägige Online-Veranstaltung mit gleichzeitigen Time-Slots solltest du mindestens 12 Wochen einplanen.


Welche Art von technischem Support benötige ich?

Binde dein IT-Team ein (oder engagiere frühzeitig einen Technikexperten von Fourgreen TV – wir haben Event-Experten, die dich bei Einrichtung, Planung, Probe und Live-Support unterstützen) und beziehe sie in alle Meetings ein, um technologische Einschränkungen zu identifizieren, Lösungen zu finden, zu testen und Probleme zu beheben.


Wie hoch ist mein Budget für virtuelle Veranstaltungen?

Plane unbedingt ein Budget für Teilnehmerakquise und -marketing, Content-Entwicklung, Referentenhonorare, Teilnehmergeschenke sowie Video- und Audio-Equipment ein.


Wie kann ich den Erfolg meiner Veranstaltung messen?

Die Messwerte variieren je nach Veranstaltungszielen, Publikumsgröße, Branche und Art der Veranstaltung.

Einige der zu berücksichtigenden Kennzahlen sind:
Anzahl der Anmeldungen | Prozentsatz der angemeldeten Teilnehmer, die teilgenommen haben | Neu generierte Leads für den Vertrieb | Besuchte Sitzungen | Umfrageergebnisse | Kundenzufriedenheit bei virtuellen Veranstaltungen und Sitzungen | Erwähnungen in sozialen Medien | Online-Rezensionen | Erzielte Umsätze

Du musst sicherstellen, dass du die für dich wichtigen Messwerte auch tatsächlich nachverfolgen kannst.



Welches ist das richtige Tool für dich?

Die richtigen Tools erleichtern die Planung und tragen dazu bei, dass deine Veranstaltung reibungsloser abläuft. Je nach der Erfahrung, die du deinen Gästen bieten möchtest, wählst du in der frühen Planungsphase deine Tools, damit du die Veranstaltung optimal planen und deine Zeit effizient nutzen kannst.


Zoom Meetings oder Zoom Video Webinare?

Die Entscheidung, ob du Zoom Meetings oder Zoom Video Webinare oder eventuell sogar beides verwendest, ist vielleicht eine der wichtigsten Entscheidungen, die du für deine virtuelle Veranstaltung treffen musst. Das richtige Produkt ermöglicht es dir, ein Event zu gestalten, das deinen Zielen entspricht und letztendlich zu einer erfolgreichen Veranstaltung führt.

Wenn du zum Beispiel eine größere Konferenz planst, möchtest du vielleicht die Webinar-Plattform für Keynotes, Gastredner und Unterhaltung und die Meeting-Plattform für Breakout-Tracks und kleinere Roundtable-Diskussionen nutzen.

Berücksichtige die folgenden drei Schlüsselfaktoren, um dich zwischen einem Meeting- oder Webinar-Format zu entscheiden:

  1. Kapazität
    Zoom Meetings: Teilnahme von bis zu 1.000 interaktiven Gästen.
    Zoom Video Webinare: Teilnahme von bis zu 50.000 nicht-aktiven Gästen.

  2. Interaktion mit dem Publikum
    Möchtest du, dass die Teilnehmer miteinander interagieren, oder möchtest du, dass der Fokus auf deinen Moderatoren liegt?

    Wenn du möchtest, dass deine Gäste auf Video zu sehen sind, sprechen oder ihren Bildschirm freigeben können, dann verwende Zoom Meetings.

    Wenn du möchtest, dass die Veranstaltung nur zum Ansehen ist, bei der der Gastgeber steuert, welche Teilnehmer zu sehen oder zu hören sind, dann entscheide dich für die Webinar-Plattform.

  3. Internes oder externes Publikum
    Teilnehmer, die du kennst (z. B. Mitarbeiter oder Kunden), stellen oft ein geringeres Risiko dar, störend zu wirken, und bevorzugen vielleicht die Interaktion, die Zoom Meetings bietet. Zoom Video-Webinare sind die bessere Wahl für Veranstaltungen, bei denen du es mit großen Gruppen unbekannter Teilnehmer zu tun hast, da du mehr Kontrolle darüber hast, wer beispielsweise sprechen und vor der Kamera sein darf.



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