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Dein Leitfaden für virtuelle Zoom Events (Teil 2 von 3)

Themen
  • Was ist vor und während der Veranstaltung zu beachten?
  • Wie bereitest du die Mitwirkenden vor?



Erschaffe eine interaktive Veranstaltungswelt

Was macht eine gute Veranstaltung aus? Es geht um das Erlebnis, das du deinem Publikum bieten möchtest.

Ein Online-Event kann so viel mehr sein, als am Computer zu sitzen und einen Live-Feed oder ein Video zu sehen. Wenn du eine Veranstaltung, die normalerweise persönlich stattfindet, in ein virtuelles Erlebnis umwandelst, sollte deine Planung kreativ und gut durchdacht sein, um einige dieser interaktiven Elemente online zu bringen.
Überleg dir, wie du Interaktivität und Engagement in die Veranstaltung einbauen kannst - von der Vorbereitung bis zum Live-Erlebnis.



Vor der Veranstaltung


Erstelle eine ansprechende Agenda

Eine virtuelle Veranstaltung sollte ein schnelleres Tempo haben, um die Teilnehmer bei der Stange zu halten und einen Abbruch seitens deiner Gäste zu verhindern.
  • Halte die Dauer eines Slots unter einer Stunde - und lass Zeit für Fragen und Antworten, um das Interesse und das Engagement der Gäste bis zum Ende der Sitzung aufrechtzuerhalten.
  • Plane Pausen zwischen den einzelnen Slots ein.
  • Ziehe bei mehrtägigen Konferenzen in Betracht, den Tag früher zu beenden, als du es normalerweise tun würdest.
  • Erwartest du ein globales Publikum? Erstelle eine "Follow-the-sun"-Agenda mit regionsspezifischen Sitzungen
  • Binde Networking-Sitzungen mit Zoom Meetings und der Funktion "Breakout Rooms" ein.


Themendiskussionen im Zoom-Chat

Nutze den Zoom Chat, um registrierten Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich vor und während deiner Veranstaltung auszutauschen und zu vernetzen. Richte zwei Wochen vor der Veranstaltung Kanäle ein und bewerbe diese bei allen Teilnehmern, um einen Dialog zu starten und Fragen zu stellen und die Teilnehmer zur Interaktion zu ermutigen. Während der Veranstaltung kannst du Chat-Kanäle zu verschiedenen Sitzungsthemen erstellen, um das Engagement fortzusetzen.



Virtuelle Erlebnisse

Bei größeren Konferenzen solltest du in den Aufbau einer digitalen Welt investieren, in der die Teilnehmer auf Entdeckungstour gehen können und in der Partner virtuelle "Stände" haben können. Einige Plattformen ermöglichen es den Teilnehmern sogar, Avatare zu erstellen, die in einer virtuellen Umgebung interagieren können.



Event-Extras

Was hätten deine Teilnehmer bei einer persönlichen Veranstaltung erhalten? Schick es mit der Post oder mit einem Lieferservice und sorge für eine freudige Überraschung. Beispiele
  • Snacks & Getränke
  • Personalisiertes Andenken
  • Give-aways von Event-Partnern
  • Gutschein für ein virtuelles Mittagessen




Während der Veranstaltung


Aktivieren von Q&A

Die Q&A-Funktion ermöglicht es den Teilnehmern eines Webinars, Fragen zu stellen, die während der Sitzung live oder schriftlich beantwortet werden.

Hier sind einige Tipps für die Verwendung von Q&A während eines Webinars:
  • Wenn du ein großes Publikum erwartest, solltest du dich mit Diskussionsteilnehmern abstimmen oder andere Moderatoren hinzuziehen, die bei der Beantwortung von Fragen während der Veranstaltung helfen.
  • Vielleicht kannst du auch Mitglieder deines Teams für die Verwaltung der Fragen und Antworten abstellen, damit sich die Moderatoren auf das Sprechen konzentrieren können. Wenn dein Q&A-Team nicht an Audio- oder Videobeiträgen teilnimmt, kannst du deren Video-Feed über die Funktion "Hide Non-Video Participants" ausblenden.
  • Bereite einige Fragen vor, die zum Nachdenken anregen, für den Fall, dass du nicht genügend hochwertige Teilnehmerfragen erhältst, um die vorgesehene Zeit für die Fragen und Antworten zu füllen.
  • Berücksichtige dein Publikum und das Potenzial für störendes oder unangemessenes Verhalten, wenn du die Q&A einrichtest. Für ein internes Publikum solltest du den Q&A-Bereich transparenter darstellen, während eine große Veranstaltung mit allgemeinem Zutritt möglicherweise eingeschränkte Q&A-Einstellungen erfordert.
  • Du kannst die Q&A-Einstellungen während eines Webinars anpassen, um anonyme Fragen zuzulassen oder zu deaktivieren, oder um festzulegen, ob die Teilnehmer Fragen anzeigen, kommentieren oder hoch bewerten können.
  • Überprüfe den Q&A-Bericht nach deinem Webinar und setz dich mit den Teilnehmern in Verbindung, deren Fragen nicht live beantwortet wurden.


Umfragen

Hol dir Echtzeit-Feedback von deinen Zuhörern oder miss den Grad ihres Verständnisses für den Inhalt, den du präsentierst, mit der Umfrage-Funktion. Du kannst vor der Veranstaltung Fragen und Auswahlmöglichkeiten für die Umfrage einrichten und die voreingestellten Umfragen während der Sitzung starten.



Breakout-Räume

Lass die Teilnehmer während der Veranstaltung in kleineren Gruppen miteinander interagieren. Du kannst Teilnehmern Breakout-Räume zuweisen oder ihnen erlauben, selbst auszuwählen, welchem Raum sie beitreten möchten und sich frei zwischen den Räumen zu bewegen.



Frag nach Feedback

Sende eine Umfrage nach der Veranstaltung, um Feedback zu sammeln. Wenn du Zoom Video Webinars verwendest, kannst du die Umfrage so einrichten, dass sie automatisch startet, nachdem die Gäste die Sitzung verlassen haben.





Die richtige Vorbereitung

Die Durchführung einer erfolgreichen Online-Veranstaltung ist eine Teamleistung! Du musst deine Referenten vorbereiten und dein Veranstaltungsteam so abstimmen, dass alles reibungslos abläuft. Arbeite mit Checklisten, damit alle Mitwirkenden den erforderlichen Kenntnisstand haben.

Bitte beachte, dass wir die Checklisten bewusst für mehrere Teams ausgelegt haben. Solltest du die Listen in anderer Form benötigen, kannst du sehr gern für deine Zwecke anpassen.


Checkliste für das Produktionsteam


Optimiere dein Produktionsteam

Bestimme deine(n) Producer, der oder die für alle produktionsbezogenen Dinge zuständig sind.


Erstelle einen Zoom Chat-Kanal

Nutze Zoom Chat, um dedizierte Kanäle für das Team zu erstellen, das die virtuelle Veranstaltung plant, um sich über Aufgaben und Aktionspunkte abzustimmen. Mit Zoom Chat kannst du sowohl mit internen als auch mit externen Teammitgliedern oder Dienstleistern in Echtzeit zusammenarbeiten.


Erstelle einen Produktionsplan

Dein Produktionsplan sollte eine Zeitleiste mit allen Sitzungen, Informationen zu den Moderatoren, Übergängen, Abläufen und Pausen enthalten und angeben, wann diese stattfinden werden.


Erstelle einen Veranstaltungs-Workflow

Definiere und visualisiere dein Event klar mit technischen Spezifikationen für jede Sitzung, Live-Streaming-Optionen und anderen Details, um mit den Produzenten Technik- und Präsentationsteams abzustimmen.



Checkliste für das Technikteam


Meeting- und/oder Webinar-Einstellungen einrichten

Arbeite mit dem Präsentationsteam zusammen, um die Einstellungen für jede Sitzung klar zu definieren und zu aktivieren - zum Beispiel, ob F&A aktiviert ist oder ob die Teilnehmer chatten können.


Aktiviere die Übungssitzung

Wähle bei der Planung deines Webinars die Option "Übungssitzung aktivieren", damit Moderatoren und Diskussionsteilnehmer die Plattform frühzeitig betreten können, um sich einzurichten.


Diskussionsteilnehmer einladen

Wenn du Zoom Video Webinare verwendest, muss sich jeder Diskussionsteilnehmer über einen eindeutigen Link anmelden, der ihm per E-Mail zugeschickt wird. Sobald die Sprecher ausgewählt wurden und dein Webinar geplant ist, kannst du ihnen einen Einladungslink zuschicken. Wichtig: Stelle sicher, dass sie ihn erhalten haben.


Plane einen Probelauf

Führe einen Probelauf mit den Moderatoren durch, um Kameras, Mikrofone, Beleuchtung und andere Einstellungen zu testen und Einführungen, Inhalte und Übergänge zu üben. Weise sie darauf hin, mit der Ausrüstung, die sie am Tag der Veranstaltung verwenden werden, an dem Probelauf teilzunehmen.


Livestreaming einrichten

Entscheide, ob du auf Facebook Live, YouTube Live, einem benutzerdefinierten Dienst oder auf mehreren Plattformen gleichzeitig mit restream.io streamen möchtest.


Plane, wer die Veranstaltung aufzeichnen wird

Entscheide, wer für diesen Prozess verantwortlich ist und wie er durchgeführt wird.



Checkliste für das Präsentationsteam


Bereite die Moderatoren vor

Sende den Moderatoren im Vorfeld Anleitungen zur Verwendung von Zoom und zur Sicherstellung der Audio- und Videoqualität.


Erstelle einen Zeitplan für die Diskussionsteilnehmer

Wenn mehrere Redner präsentieren, erstelle einen Zeitplan und teil jedem Redner mit, wie viel Zeit er haben wird.


Sammle die Materialien der Redner

Bitte die Referenten, ihre Präsentationsinhalte, Biografien und Publikumsfragen (für Live-Umfragen oder Q&A) rechtzeitig einzureichen.


Richte deine Internetverbindung ein

Dies hilft, technische Probleme mit einer instabilen WLAN-Verbindung zu vermeiden, die die Audioqualität und das Gesamterlebnis der Teilnehmer beeinträchtigen können.


Minimiere Hintergrundgeräusche

Verwende ein eigenständiges Mikrofon oder ein gutes Headset, um die beste Audioqualität zu erzielen, und richte die Audioeinstellungen so ein, dass sie Hintergrundgeräusche unterdrückt.


Optimiere die Videoeinstellungen

Öffne deine Videoeinstellungen, um HD zu aktivieren und passe die Lichtverhältnisse an.


Richte deinen Hintergrund ein

Du kannst für alle Moderatoren einen gebrandeten virtuellen Hintergrund erstellen. Wenn du es vorziehst, keinen virtuellen Hintergrund zu verwenden, stelle sicher, dass dein echter Hintergrund sauber und übersichtlich ist.


Beeindruckende Kleidung

Wähle lieber einfarbige Kleidung als Streifen oder kleine, unruhige Muster. Stelle sicher, dass du dich farblich von deinem Hintergrund abhebst. Weise auch die Moderatoren darauf hin.



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