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Dein Leitfaden für virtuelle Zoom Events (Teil 3 von 3)

Themen

  • Ist deine Veranstaltung ein Selbstläufer? Was ist mit Werbung?
  • Es geht los. Was ist kurz vor Beginn deines Events noch zu beachten?
  • Geschafft. Jetzt kommt die Nachbereitung!


Bewerbung der Veranstaltung

Du kannst das tollste Event-Erlebnis der Welt entwerfen, aber wenn du dir nicht die Zeit nimmst, es zu bewerben, wird deine Zielgruppe nichts davon erfahren. Erstelle interessante Mehrwerte, mit denen du deine Veranstaltung effektiv vermarkten kannst und mit denen du die künftigen Teilnehmer motivierst, mehr erfahren zu wollen.



Die Event-Webseite

Deine Landing Page oder Event-Website sollte die Besucher mit allen Informationen versorgen, die sie benötigen, um sich zu registrieren und an deinem Event teilzunehmen. Sie sollte auch den Wert kommunizieren, den dein Event den Besuchern bringt – was für sie drin ist und warum sie es nicht verpassen dürfen.

Was du auf deiner Veranstaltungs-Website angeben solltest:



Kurze Veranstaltungsübersicht

Worum geht es bei der Veranstaltung? Für wen ist sie? Gib den Teilnehmern in 1-2 kurzen Absätzen einen Vorgeschmack auf das, was sie erwartet.



Agenda und Zeitplan

Erwartest du internationale Gäste? Dann vergiss die Zeitzone nicht!



Informationen zu den Sitzungen

Füge eine kurze Beschreibung der einzelnen Sessions ein.



Infos zu den Referenten

Füge ein Foto und eine kurze Biografie ein, um die Referenzen deiner Referenten zu präsentieren.



Aussteller und Sponsoren

Präsentiere Sponsoren, die deine Veranstaltung unterstützen, mit Logos und Firmeninformationen.



Ressourcen

Stelle eine Liste von Ressourcen zusammen, z. B. Blogbeiträge oder Websites zum Weiterlesen oder einen Event-Chat-Kanal auf Zoom für Event-Teilnehmer.



FAQ

Beantworte häufige Fragen wie „Was kostet die Teilnahme?“, „Kann ich mir die aufgezeichneten Sitzungen nach der Veranstaltung ansehen?“ und weitere bereits vorab.



Überzeugende Bilder

Zieh dein Publikum in den Bann und fördere deine Marke mit visuellen Mehrwerten, die potenzielle Teilnehmer zur Teilnahme bewegen.



Registrierungsseite

Zoom Video Webinars ermöglicht es dir, deine Registrierungsseite mit dem Branding deines Unternehmens und maßgeschneiderten Fragen anzupassen.



Video-Trailer

Ein Trailer kann auch dabei helfen, Aufmerksamkeit für deine Veranstaltung in den sozialen Medien und bei anderen Marketingmaßnahmen zu erzeugen.



Vermarktung deiner Veranstaltung

Beginne mindestens zwei bis drei Wochen vor der Veranstaltung mit der Werbung für deine Online-Veranstaltung, um die Anmeldezahlen zu steigern. Vergiss nicht, Source-Tracking-Links für die Webinar-Registrierung zu erstellen, um zu sehen, welche Marketingmaßnahmen am effektivsten sind.



E-Mail-Marketing

Versende Marketing-E-Mails und Erinnerungsmails. Führe A/B-Tests deiner Betreffzeilen durch und ziehe zwei bis drei Mailings vor der Veranstaltung in Betracht, um die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten. Die Verwendung von Videoinhalten in E-Mails ist auch ein probates Mittel, um Interessenten und Anmelder für die Veranstaltung zu begeistern.



Blog-Artikel

Mit Content Marketing kannst du die Geschichte deiner Veranstaltung erzählen, Informationen bereitstellen und mehr in die Tiefe gehen als mit einer E-Mail. Verwende die richtigen Schlüsselwörter, um den organischen Traffic zu erhöhen.



PR-Reichweite

Mit einer Pressemitteilung und Medienkontakten, die bemerkenswerte Redner und andere überzeugende Details hervorheben, kannst du deine Veranstaltung weiter verbreiten. Stelle eine Medienliste mit Branchenpublikationen zusammen und such nach Medien, die über Veranstaltungen wie deine berichten, um deine Zielgruppe zu erreichen. Biete der Presse Einladungen zum Live-Event an.



Soziale Medien

Bring deine Follower mit einem Event-Hashtag, Grafiken und einer Social-Media-Kampagne in Schwung. Vergiss nicht, Anzeigen und Posts zu schalten, um die organische Reichweite zu erhöhen.



Partner- und Referenten-Marketing

Erstelle visuelles Material und Beispiel-Posts für soziale Netzwerke, die Partner und Redner leicht verwenden können, wie z. B. eine Grafikvorlage, die sie anpassen können, um ihren Namen und ihre Sitzungsinformationen hinzuzufügen.





Hosting deiner Veranstaltung

Planung und Vorbereitung sind erledigt. Jetzt ist es an der Zeit, zur Sache zu kommen, nämlich zur Durchführung deiner Veranstaltung. Vom Probelauf (absolut notwendig!) bis zum großen Tag erfährst du bei uns, was du beachten musst.



Vorbereitung

1. Trockenübung / Generalprobe

Plane etwa eine Woche vor der Veranstaltung einen Probedurchlauf mit deinem Produktionsteam, den Moderatoren, den Referenten und allen anderen, die eine aktive Rolle spielen, um alle Probleme vor dem großen Tag zu besprechen.  



2. Referenten für den Erfolg vorbereiten

Gib den Rednern und Diskussionsteilnehmern Tipps zum technischen Setup, damit sie gut vorbereitet sind und sich von ihrer besten Seite zeigen.



3. Nimm an der Übungssitzung teil

Eine Webinar-Übungssitzung ermöglicht es dem Gastgeber, das Webinar zu starten und nur den Diskussionsteilnehmern und Co-Moderatoren die Teilnahme zu ermöglichen. Gib den Sprechern eine Einlasszeit von 10 bis 20 Minuten vor Beginn der Veranstaltung, damit sie an der Übungssitzung teilnehmen, ihr Audio- und Videomaterial testen und Probleme in letzter Minute beheben können, bevor sie live übertragen werden.



Live schalten

1. Frühzeitig öffnen

Starte deine Veranstaltung ruhig ein paar Minuten früher, damit die Teilnehmer Zeit haben, einzusteigen, bevor das Programm beginnt. Wenn du Begrüßungsmusik abspielen möchtest, stelle sicher, dass sie lizenzfrei ist.



2. Überprüfen deine Einstellungen

Während die Teilnehmer beitreten, ist dies der perfekte Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass deine Meeting- oder Webinar-Einstellungen korrekt sind. Prüfe, ob du auf den richtigen Plattformen aufzeichnest und livestreamst, und starte den Livestream, falls er nicht automatisch aktiviert ist. Stell außerdem sicher, dass die Q&A-Einstellungen korrekt aktiviert sind und dass Diskussionsteilnehmer und Co-Moderatoren die richtigen Berechtigungen haben.



3. Eröffnungsrede

Eröffne deine Veranstaltung mit einer kurzen Ankündigung, in der du die Teilnehmer darüber informierst, ob das Webinar aufgezeichnet wird, wie sie Fragen stellen können und worum es in dem Webinar geht. Vergiss nicht, den Referenten und Sponsoren zu danken!



4. Fehlerbehebung während der Veranstaltung

Halte die Support-Seiten von Zoom Video Webinar oder Zoom Meetings offen, um Probleme schnell zu beheben, wenn sie auftreten. Wenn die Diskussionsteilnehmer auf Probleme stoßen, chatte privat mit ihnen über den Zoom-Client oder die private Chat-Funktion während der Sitzung.





Nachbereitung der Veranstaltung

Das war’s! Sobald die Veranstaltung vorbei ist, bedeutet das nicht, dass die Arbeit abgeschlossen ist. Ergreife ein paar zusätzliche Maßnahmen, um Feedback zu sammeln, Aufzeichnungen zu nutzen und mit Leads nachzufassen, damit du das meiste aus der Veranstaltung herausholen kannst, für die du so hart gearbeitet hast.



Umfrage nach der Veranstaltung

Erfasse das Feedback der Teilnehmer, was gut gelaufen ist und wo es Verbesserungsbedarf gibt. Verwende die Umfrage, um den Net Promoter Score der Teilnehmer für die gesamte Veranstaltung und für jede Sitzung zu erfassen.



Aufgezeichnete Inhalte

Bearbeite die Aufzeichnungen und stell sie auf deiner Website oder Veranstaltungsseite zur Verfügung. Wenn du möchtest, kannst du die Inhalte mit einem Gate versehen, um Benutzerdaten von Zuschauern zu sammeln, die auf die Aufzeichnungen zugreifen.



Nachbereitung für die Teilnehmer

Verschicke eine E-Mail an die Teilnehmer mit einem Link zu den Veranstaltungsaufzeichnungen und zusätzlichen Ressourcen.



Veranstaltungsberichte

Erstelle Meeting-Berichte, die Daten zur Registrierung und zu Umfragen liefern, oder Webinar-Berichte, die Daten zu Registrierung, Teilnehmern, Q&A, Umfragen und Event-Performance liefern.



Marketing-Leads

Nutze die Erkenntnisse aus den Berichten, um Leads zu qualifizieren und für den Vertrieb zu nutzen.



Auswertung

Gestalte das nächste Online-Event noch besser als das letzte, indem du auswertest, was funktioniert hat und was nicht. Nutze die Daten der Teilnehmer und das Feedback aus den Berichten sowie der Referenten und Diskussionsteilnehmer, um deine Veranstaltung zu verbessern.



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