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Digitale Event Plattformen: Teams



VORWORT

Im ersten Beitrag unserer vierteiligen Blogserie zum Thema „Digitale Event Plattformen“ haben wir dir die Funktionen vom Zoom vorgestellt.

Nun folgt mit Microsoft Teams eine weitere sehr populäre und erfolgreiche Plattform, die ebenfalls sinnbildlich als Beispiel für abwechslungsreiche und einfach zu handhabende digitale Veranstaltungen steht. Wir arbeiten uns gleich einfach mal von den Grundlagen bis in die spannenden Details durch.

Im nächsten Beitrag folgt dann mit EOA (Einfach Online Arbeiten) die Plattform des deutschen Anbieters aixvox GmbH aus Aachen.



Microsoft Teams – Was ist das?

Microsoft Teams ist bezeichnenderweise eine Cloudsoftware für die Zusammenarbeit von Teams und als Teil von Office 365 und Microsoft 365 bereits automatisch für vielen Unternehmen verfügbar. Die Kernfunktionen beinhalten Chats, Telefonie, Videokonferenzen und Dateifreigabe bzw. -verwaltung.

Teams ist eine digitale Kommunikationszentrale, eine perfekte Lösung zur internen und externen Remote-Zusammenarbeit mit verschiedenen mobilen End-Geräten.

Folgende Funktionen stehen in Microsoft Teams zur optimalen Teamarbeit zur Verfügung: Chat, Cloud-Telefonie, Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe, Kalender, Dateifreigabe, Webinare, externe Zusammenarbeit.


Microsoft Teams - Wie sicher ist das?

Microsoft hat verschiedene Sicherheitsfunktionen in Teams integriert, wie zum Beispiel Zwei-Faktor-Authentifizierung, Single-Sign-On und die Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und auch im Ruhezustand. Microsoft selber hat nach eigenen Aussagen keinen Zugriff auf die von den Kunden hochgeladenen Daten.

Des Weiteren bietet Microsoft eine optionale Advanced Threat Protection, mit der festgestellt werden ob Inhalte bösartigen Ursprungs sind und gegebenenfalls gesperrt werden sollten.

Auch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) für Eins-zu-Eins-Adhoc-VoiP-Anrufe ist gezielt einsetzbar, wenn sensible Gespräche zu führen sind. Die IT-Abteilungen kontrollieren dabei, wer die Funktion im Unternehmen nutzen kann.


Microsoft Teams – Strukturen

Mit Microsoft Teams arbeitest du in Kanälen und Teams. So kannst du eine komplette Organisationsstruktur abbilden und an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen.

So kannst du beispielsweise Teams für Abteilungen, Standorte, Projekte, Aufgabenbereiche oder auch die externe Kommunikation einrichten. Innerhalb der eingerichteten Teams kannst du dann noch eine feinere Aufteilung für Teilbereiche des deiner Teams vornehmen.

Der Ablauf ist dabei immer gleich. Zuerst wird ein Teamname vergeben und in der Folge werden die unterschiedlichen benötigten Kanäle eingerichtet. Ein allgemeiner Kanal, quasi das schwarze Brett des jeweiligen Teams, wird immer automatisch eingerichtet und steht alles Teammitglieder zum Austausch zur Verfügung.

Du kannst auch „private“ Kanäle einrichten, die dann nur für von dir hinzugefügte Mitglieder zugänglich sind. In privaten Kanälen können Unterhaltungen isoliert vom größeren Gesamtteam geführt werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn es zum Beispiel um sensible Themen wie Budgets geht.


Microsoft Teams - Personalisierung

Unabhängig davon, wo du gerade sitzt, hast du die Möglichkeit, bei Videokonferenzen den Hintergrund in Microsoft Teams mit virtuellen Hintergründen immer gleich oder eben auch abwechslungsreich zu gestalten. Solltest du also mal in der Küche sitzen oder dein Home-Office einem Schlachtfeld gleichen, kannst du mit den vorgegebenen, firmenspezifischen oder eigenen Hintergrundbildern immer für einen guten Eindruck sorgen.

Sei kreativ – aber selbstverständlich nur so weit, wie es zum entsprechenden Anlass passt. Zudem sollte der Hintergrund Ruhe vermitteln und nicht zu viele kleinteilige Details enthalten. Eine Uhr im Hintergrund ist zwar beispielsweise nett anzuschauen, verändert sich aber natürlich nicht. Der Fokus soll ja auf dir und nicht auf deinem Hintergrund liegen. Achte deshalb bitte auch auf einen ausreichenden Kontrast. Ist der Hintergrund dunkel, kleide dich hell und umgekehrt natürlich entsprechend.


Microsoft Teams - Bildschirm teilen

Meetings, Präsentationen oder Videokonferenzen werden abwechslungsreicher oder funktionieren grundsätzlich nur, wenn du auch etwas zu zeigen hast. Daher kannst du in Microsoft Teams deinen Desktop oder auch nur einzelne Fenster mit den anderen Teilnehmern teilen.

Selbstverständlich kannst du dabei auch festlegen, ob du den Sound deines Bildschirms teilen möchtest – eine nicht ganz unwichtige Funktion, wenn du zum Beispiel ein Video teilen möchtest.


Microsoft Teams - Perfekte Videokonferenzen

Können Videokonferenzen überhaupt perfekt sein? Es fängt schon mit der Vorbereitung an. Plane den Termin nicht zu kurzfristig, damit die gewünschten Teilnehmer sich die Zeit nehmen können, deiner Konferenz beizuwohnen.


Planung des Meetings

Ob du deine Videokonferenz als vertrauliches 4-Augen-Gespräch, Gruppenmeeting mit mehreren Teilnehmern und Live-Event aufbaust, ist natürlich ganz dir überlassen. Für die ersten beiden Varianten kannst du die Teilnehmer beispielsweise auch direkt aus dem digitalen Konferenzraum in das Meeting bitten. Für alle Teilnehmer angenehmer ist es aber natürlich, wenn du den Termin mit entsprechendem Vorlauf und detailliert planst.

Die Infos zu internen Meetings lassen sich bequem über den integrierten Team Chat verbreiten. Zusätzlich bietet sich natürlich die Terminierung über Outlook an. Gerade bei externen Teilnehmern hinterlässt dies einen noch professionelleren Eindruck – womit dann auch erwähnt sei, dass du nicht nur Teammitglieder zu deinen Meetings einladen kannst.

Abhängig von den Sicherheitseinstellungen deines Meetings gelangen die Teilnehmer mit dem passenden Link direkt in den Meetingbereich oder warten so lange im Wartebereich, bis du ihnen Einlass gewährst.


Kontrollfunktionen

Meeting-Organisatoren haben verschiedene Möglichkeiten des Meeting Managements. So kannst du als Organisator etwa die Videofunktionen einzelner Teilnehmer zu deaktivieren oder das Meeting für ausgewählte Personen vorzeitig beenden.


Kommunikation während des Meetings

Selbstverständlich sollen sich die Teilnehmer aufmerksam den Inhalten des Meetings widmen. Sollten aber zwischendurch Fragen aufkommen, lassen sie sich optimal über den integrierten Chat abwickeln. Als Teilnehmer hast du die Möglichkeit eine öffentliche Nachricht abzusetzen oder andere Teilnehmer im privaten Modus anzusprechen.


Durchführung des Meetings

Nachdem du die technischen Voraussetzungen an deinem derzeitigen Arbeitsplatz auf Funktionalität geprüft hast, kann es auch schon losgehen. Und nun können bis zu 1.000 Teilnehmer an deinem Meeting teilnehmen oder bis zu 10.000 Personen deiner Übertragung folgen.

Wichtig und ähnlich einem Vor-Ort-Meeting: Sofern die Teilnahme einzelner Personen nicht für die gesamte Zeit erforderlich oder gewünscht ist, können sie zum gegebenen Zeitpunkt einfach hinausbegleitet werden.


Einbindung der Gäste

Du kannst dein Publikum mit unterschiedlichen Methoden ein interessantes Online-Erlebnis bieten. Du kannst beispielsweise mehrere Referenten einbeziehen oder Gäste zur interaktiven Teilnahme auffordern.


Aufzeichnung des Meetings

Es ist durchaus normal, dass nicht immer alle eingeladenen Gäste auch die Zeit finden, an deinem Meeting teilzunehmen. Es kann ja immer mal etwas dazwischenkommen oder im Zweifelsfall macht deinem Gast die Zeitzone einen Strich durch die Rechnung.

Was auch immer der Grund ist: Jetzt wäre es doch prima, auf die Inhalte auch nach dem Meeting zugreifen zu können. Daher können die Meetings in Microsoft Teams ganz simpel auf Knopfdruck aufgezeichnet werden. Bedenke aber bitte, dass alle Teilnehmer mit einer solchen Aufzeichnung einverstanden sein müssen.

Die Aufzeichnung wird dir dann automatisch in der Microsoft Cloud zur Verfügung gestellt und jedes Teammitglied kann sich die Aufzeichnung zu einem beliebigen Zeitpunkt anschauen, sofern du die entsprechenden Berechtigungen vergeben hast.

Bitte beachte an dieser Stelle, dass die Aufzeichnung von außerhalb des Teams nicht zugänglich ist. Eine unerlaubte Veröffentlichung kann somit auch ausgeschlossen werden.


Microsoft Teams – Dokumente bearbeiten und gemeinsam nutzen

Dokumente, die in den Team- oder Einzel-Chats geteilt werden, stehen in Microsoft Teams unter dem Reiter „Dateien“ zum Abruf bereit. Die Bearbeitung der Dokumente erfolgt entweder direkt in MS Teams, im Browser oder in der jeweiligen Anwendung und Änderungen werden dabei automatisch gespeichert.



Microsoft Teams: Einer büroübergreifenden Zusammenarbeit steht tatsächlich nichts im Weg.





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