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Richtig vorbereitet zum Online-Event!

Die Vorbereitung ist das A&O einer erfolgreichen Veranstaltung – egal ob es sich dabei um eine digitale, eine hybride oder eine klassische Veranstaltung handelt. Unseren Schwerpunkt legen wir in diesem Artikel jedoch auf Online-Veranstaltungen.

Bevor wir zu den Checklisten für die Durchführung deiner digitalen Veranstaltung kommen, geben wir dir noch ein oder zwei Anregungen an die Hand.


Anmeldung / Registrierung

Reicht die einfache Aufnahme des Namens und der E-Mail-Adresse, um an deiner Veranstaltung teilzunehmen? Oder bietest du deinen Teilnehmern weitere Services, für die sie schon mit der Registrierung Daten liefern können oder müssen? Wenn du beispielsweise einen Networking-Part integrieren möchtest, hilft es, wenn die Teilnehmer bereits bei der Anmeldung ein Profil ausfüllen und eventuell auch in einem Interessen-Check Schwerpunkte auswählen können, so dass für das gewünschte Networking entsprechende Matches erstellt werden können.


Aussteller / Programm

Stellst du deinen Teilnehmern auf der Veranstaltungswebseite bereits im Vorfeld eine Agenda zur Verfügung, so dass sie beispielsweise sehen können, welche Vorträge gegebenenfalls parallel laufen bzw. welche Programmpunkte sie gesondert buchen können? Dies funktioniert natürlich nur mit einer mittel- oder langfristige angelegten Vorbereitungsphase und erleichtert den Teilnehmern die Planung ihres Online-Erlebnisses.


Besucherprofil

Für das Networking aller Teilnehmer (sofern gewünscht) ist ein Profilbereich unabdingbar. Hier können die Gäste die bereits erwähnten Profile erstellen, Interessensschwerpunkte hinterlegen und Branchenangaben machen. Für Networking-Interessierte empfiehlt sich die Integrierung eines Profilbilds. Interessant wird es für die Teilnehmer auch, wenn sie in der Gästeliste nicht nur die Profile der anderen sehen, sondern eine oder verschiedene Möglichkeiten der Kontaktaufnahme vorfinden.

Wenn jemand nicht am Networking teilnehmen möchte, sollte er hierzu eine entsprechende Auswahlmöglichkeit haben und dann nicht in der Gästeliste auftauchen.





Durchführung deiner Veranstaltung

Die Durchführung einer erfolgreichen Online-Veranstaltung ist immer eine Teamleistung! Du musst deine Referenten vorbereiten und dein Veranstaltungsteam so abstimmen, dass alles reibungslos abläuft. Arbeite mit Checklisten, damit alle Mitwirkenden den erforderlichen Kenntnisstand haben.

Hier findest du unsere Checkliste für die verschiedenen Bereiche, die du bei der Durchführung deines Online-Events im Blick haben solltest.

Bitte beachte, dass wir die Checklisten bewusst für mehrere Teams ausgelegt haben. Solltest du die Listen in anderer Form benötigen, kannst du sehr gern für deine Zwecke anpassen.



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