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Zoom Meetings: Fluch oder Segen?

Videokonferenzen sind zu einem täglichen Begleiter geworden - aber ist jedes Online-Meeting auch wirklich erforderlich? Wie entscheidest du, wann ein Meeting angesetzt wird?

Die Antwort ist nicht leicht und von Fall zu Fall neu zu bewerten. Die Entscheidung für ein Online-Meeting entspricht oftmals einem klaren “Vielleicht” und ist abhängig von deinen Erfahrungswerten und deinem Feingefühl.



So steuerst du deinen Informationsfluss

Geht es um die reine Verteilung von Informationen oder ein Status Update, ist zu überlegen, ob nicht eine E-Mail oder eine andere schriftliche Variante den Zweck erfüllt und die Informationen langfristig nachvollziehbar macht.

Selbstverständlich kann aber die Info an sich so wichtig sein, dass sie die Ansetzung eines Meeting rechtfertigt. Wenn dazu noch die Meinung verschiedener Teilnehmer gewünscht ist, sollte das Online-Meeting der Kommunikationsweg deiner Wahl sein.



Was ist, wenn Motivation, Entscheidungsfindung oder Problemlösungen gefragt sind?

Dein Meeting benötigt zunächst eine solide Basis um erfolgreich zu sein.

Stell dir die Frage, ob die Thematik tatsächlich in Echtzeit abgehandelt werden muss und in dem Zusammenhang auch, ob alle Teilnehmer ausreichend Hintergrundinformationen haben, um zum Gelingen deines Meetings beitragen zu können. Im Zweifelsfall fasse die für alle benötigten Informationen zusammen und lasse sie den Teilnehmern mit entsprechendem Vorlauf zukommen.



Beziehungsmanagement

Ein neuer Mitarbeiter kann sicherlich per E-Mail angekündigt werden. Um aber nicht wie früher eine runde durch das gesamte Unternehmen zu drehen und sich überall vorzustellen, bietet sich ein kurzes Online-Meeting für die Vorstellung des neuen Mitarbeiters an.



Triple-A-Ansatz für bessere Meetings

Sobald eine Besprechung als notwendig erachtet wird, kannst du sie anhand des Triple-A-Ansatzes von Hilary Headlee (Zoom Head of Sales Ops an Enablement) planen und durchführen:

Agenda: Erstelle eine Tagesordnung mit den Zielen, die erreicht werden sollen und verteile sie mit entsprechendem Vorlauf.

Attendees (Teilnehmer): Überlege genau, wen du zu dem Meeting einlädst, wer zur Zielerreichung beitragen kann und gegebenenfalls auch, wer das Meeting fachlich leiten soll. Lade niemanden ein, nur um der Einladung willen, sondern gehe auch die Teilnehmerliste strategisch an.

Action items (Maßnahmen): Diese legen das weitere Vorgehen oder die nächsten Schritte fest und sorgen für eine Abstimmung zwischen den Teilnehmern. Idealerweise werden die abgesprochenen Maßnahmen während oder unmittelbar nach der Besprechung per Zoom-Chat verschickt.



Fazit

Werden Online-Meetings weiterhin strategisch eingesetzt und nicht wahllos ins Leben gerufen, können sie zu einem starken Pfeiler deines Erfolgs werden. Gleichzeitig vermeidest du mit dem gezielten Einsatz dieser Ressource die Überflutung deiner Mitarbeiter und Kollegen.



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